1、總則

 

　　1.1制定目的 :

 

　　為確保采購交期管理更為順暢，特制定本制度。

 

　　1.2適用范圍 :

 

　　本公司采購之物料的交期管理，除另有規(guī)定外，需依本制度執(zhí)行。

 

　　1.3權(quán)責單位

 

　�。�1）采購部負責本規(guī)章制定、修改、廢止之起草工作。

 

　�。�2）供應(yīng)鏈副總經(jīng)理負責本規(guī)章制定、修改、廢止之核準。

 

2、預(yù)防欠料及欠料跟進管理規(guī)定

 

　　2.1預(yù)防欠料及欠料跟進管理的重要性

 

　　預(yù)防欠料及欠料跟進管理是采購的重點工作之一，同時也是為了確保采購交期，確保交期的目的，是必要的時間，提供生產(chǎn)所必需的物料，以保障生產(chǎn)并達成合理生產(chǎn)成本之目標。

 

　　2.1.1欠料的影響

 

　　欠料造成的不良影響有以下方面：

 

　　（1）導(dǎo)致制造部門斷料，從而影響效率。

 

　　（2）由于物料交期延遲，間接導(dǎo)致成品交期延遲。

 

　　（3）由于效率受影響，需要增加工作時間，導(dǎo)致制造費用的增加。

 

　�。�4）由于物料交期延誤，采取替代品導(dǎo)致成本增加或品質(zhì)降低。

 

　�。�5）交期延誤，導(dǎo)致客戶減少或取消訂單，從而導(dǎo)致采購物料之囤積和其他損失。

 

　�。�6）交期延誤，導(dǎo)致采購、運輸、檢驗之成本增加。

 

　�。�7）斷料頻繁，易導(dǎo)致互相配合的各部門人員士氣受挫。

 

　　2.2欠料的原因

 

　　2.2.1供應(yīng)商責任

 

　　因供應(yīng)商責任導(dǎo)致交期延誤的狀況：

 

　�。�1）接單量超過供應(yīng)商的產(chǎn)能。

 

　�。�2）供應(yīng)商技術(shù)、工藝能力不足。

 

　　（3）供應(yīng)商對時間估計錯誤。

 

　　（4）供應(yīng)商生產(chǎn)管理不當。

 

　　（5）供應(yīng)商之生產(chǎn)材料出現(xiàn)貨源危機。

 

　　（6）供應(yīng)商品質(zhì)管理不當。

 

　　（7）供應(yīng)商經(jīng)營者的顧客服務(wù)理念不佳。

 

　　（8）供應(yīng)商欠缺交期管理能力。

 

　　（9）不可抗力原因。

 

　　（10）其他因供應(yīng)商責任所致之情形。

 

　　2.2.2采購部責任

 

　　因采購部責任導(dǎo)致交期延誤的狀況：

 

　�。�1）供應(yīng)商選定錯誤。

 

　　（2）業(yè)務(wù)手續(xù)不完整或耽誤。

 

　�。�3）價格決定不合理或勉強。

 

　�。�4）進度掌握與督促不力。

 

　　（5）經(jīng)驗不足。

 

　　（6）下單量超過供應(yīng)商之產(chǎn)能。

 

　　（7）更換供應(yīng)商所致。

 

　�。�8）付款條件過于嚴苛或未能及時付款。

 

　　（9）缺乏交期管理意識。

 

　�。�10）其他因采購原因所致的情形。

 

　　2.2.3其他部門責任

 

　　因采購以外部門導(dǎo)致交期延誤的狀況：

 

　�。�1）請購前置時間不足。

 

　�。�2）技術(shù)資料不齊備。

 

　�。�3）緊急訂貨。

 

　�。�4）生產(chǎn)計劃變更。

 

　�。�5）設(shè)計變更或標準調(diào)整。

 

　�。�6）訂貨數(shù)量太少。

 

　�。�7）供應(yīng)商品質(zhì)輔導(dǎo)不足。

 

　�。�8）點收、檢驗等工作延誤。

 

　�。�9）請購錯誤。

 

　�。�10）其他因本公司人員原因所致的情形。

 

　　2.2.4溝通不良所致之原因

 

　　因本公司與供應(yīng)商雙方溝通不良導(dǎo)致交期延誤的狀況：

 

　�。�1）未能掌握一方或雙方的產(chǎn)能變化。

 

　�。�2）指示、聯(lián)絡(luò)不確實。

 

　�。�3）技術(shù)資料交接不充分。

 

　　（4）品質(zhì)標準溝通不一致。

 

　�。�5）單方面確定交期，缺少溝通。

 

　�。�6）首次合作出現(xiàn)偏差。

 

　�。�7）缺乏合理的溝通窗口。

 

　　（8）未達成交期、單價、付款等問題的共識。

 

　�。�9）交期理解偏差。

 

　　（10）其他因雙方溝通不良所致的情形。

 

　　2.3預(yù)防欠料及欠料跟進的要點

 

　　2.3.1事前規(guī)劃

 

　�。�1）制訂合理的購運時間和預(yù)防欠料清單

 

　�、俨少彶繉⒄堎�、采購、供應(yīng)商生產(chǎn)、運輸及進料驗收等作業(yè)所需的時間予以事先規(guī)劃確定，作為各部門的參照依據(jù)。

 

　�、谟呻娮印�包材采購工程師負責收集各類原材料L/T，并綜合比較核實各類材料L/T的合理性，最終匯總發(fā)出，交由PMC部門下單組輸入EPR進行下單系統(tǒng)參數(shù)維護。

 

　�、塾蒔MC部門負責收集和制定風險、重點核心的按單及按預(yù)測采購的物料。見<預(yù)防欠料清單>

 

　�。�2）確定交貨日期及數(shù)量

 

　�、兕A(yù)先明確交期及數(shù)量，大訂單可采用分批交貨方式進行。

 

　�、诿恐苋�由PMC負責跑出齊套分析，周四轉(zhuǎn)發(fā)采購，由采購根據(jù)齊套分析產(chǎn)生的三周交貨計劃，依據(jù)不同材料對應(yīng)的不同供應(yīng)商，分別發(fā)給相關(guān)供應(yīng)商三周交貨計劃，并在一天內(nèi)要求各供應(yīng)商確認答復(fù)交貨時間，最后由對應(yīng)采購工程師匯總回復(fù)PMC實際可交貨時間，藉此每周滾動更新，確保相關(guān)供應(yīng)商清楚所供之材料具體的交貨時間及數(shù)量并依次提前備料生產(chǎn)。

 

　�。�3）每月、每周供應(yīng)商（風險、重點核心的按單及按預(yù)測采購的物料）產(chǎn)能分析和負荷分析

 

　�、倜吭�、每周供應(yīng)商產(chǎn)能分析和負荷分析展開和執(zhí)行見附頁《供應(yīng)商產(chǎn)能分析和負荷分析制定》

 

　�、诓少徆こ處熜鑷栏癜凑袠朔蓊~進行訂單分配，與此同時應(yīng)充分同相關(guān)供應(yīng)商進行溝通或者現(xiàn)場稽核，事先了解供應(yīng)商的產(chǎn)能配備情況，若其產(chǎn)能配備確實不能滿足當前分配份額額度的正常供應(yīng)，或者品質(zhì)亦無法保證的情況下，需及時填寫招標份額調(diào)整表，申請份額切換。

 

　�。�4）請部分供應(yīng)商提供生產(chǎn)進度計劃及交貨計劃, 確保預(yù)防欠料

 

　　①采購工程師根據(jù)<預(yù)防欠料清單>向PMC提前三天確認交貨計劃是否欠料。盡早了解供應(yīng)商之瓶頸與供應(yīng)能力，便于采取對策。

 

　　②當執(zhí)行急單或者預(yù)計存在風險的訂單時，采購工程師應(yīng)在供應(yīng)商訂單執(zhí)行開始生產(chǎn)的同時要求供應(yīng)商自主提供生產(chǎn)進度計劃及交貨計劃，并以此同PMC要求交貨計劃進行核實對比，若不能滿足，則需立即同供應(yīng)商進行協(xié)商，調(diào)整配置以滿足客戶交貨要求為先，若可以滿足，則依據(jù)此計劃時間節(jié)點進行監(jiān)督并敦促供應(yīng)商嚴格執(zhí)行。

 

　　（5）準備替代來源

 

　�、俨少徣藛T應(yīng)盡量多聯(lián)系其他物料提供來源，以確保應(yīng)急。

 

　　②工程部定期發(fā)出全部獨供材料列表，由供管部作為窗口提供推薦替代物料（采購部有優(yōu)選之替代物料亦可推薦），并由器件工程部主導(dǎo)替代物料的承認，最終加入BOM。

 

　　2.3.2采購中執(zhí)行-----十大交期方法

 

　�。�1）交期確定后計劃員開始實施對交期執(zhí)行情況跟蹤確認，采購工程師根據(jù)每周齊套分析回復(fù)的《采購欠料復(fù)期表》，重點標示出不能符合要求以及存在交貨風險的材料列表形成《采購物料跟蹤管控表.》，每日對表中材料一一進行跟催及確認最新生產(chǎn)進度狀況，并根據(jù)變化情況不斷更新《采購物料跟蹤管控表》。確保提前掌控風險。采購工程師在訂單執(zhí)行過程中應(yīng)保持同相關(guān)供應(yīng)商的溝通，對于供應(yīng)商反饋的異常必須在第一時間給予協(xié)助處理，包括技術(shù)支援、品質(zhì)輔導(dǎo)等。

 

　�。�2）交期，規(guī)格及數(shù)量變更的及時聯(lián)絡(luò)與通知以確保維護供應(yīng)商的利益，配合本公司之需求。

 

　　當交貨計劃有變更時應(yīng)第一時間以郵件以及電話的方式務(wù)必通知到相關(guān)供應(yīng)商，確保不能因交貨計劃變更未及時知會供應(yīng)商而造成的產(chǎn)品呆滯。在途呆滯應(yīng)牽頭協(xié)調(diào)供應(yīng)商及公司呆滯處理小組處理善后問題。

 

　　(3)供應(yīng)商交期管理方法：根據(jù)不同供應(yīng)商或不同輕重緩急情況用不同跟進方法

 

　　①計劃審核法：根據(jù)供應(yīng)商對訂單交期回復(fù)結(jié)果和對供應(yīng)商交貨計劃的確認來跟蹤交貨情況。此方法適應(yīng)于組織架構(gòu)完善、管理水平比較高、供貨質(zhì)量穩(wěn)定、交期業(yè)績評為A級以及長期合作的重要供應(yīng)商。

 

　�、谏�產(chǎn)會議逼迫法：對于訂單批量比較大且分批交貨，存在采購風險，采購周期比較長，并且是重點保障的客戶產(chǎn)品的物料，采取定期例會與供應(yīng)商及相關(guān)部門會議研討的方式，審批分批交貨計劃，要求供應(yīng)商重點確保的方法。

 

　　③實績管理法：根據(jù)供應(yīng)商對下達訂單回復(fù)結(jié)果，通過每月或每周考核供應(yīng)商按期交貨的方法。此方法適應(yīng)于重要供應(yīng)商、戰(zhàn)略供應(yīng)商、有自我管理目標的供應(yīng)商。

 

　�、芏⑷吮破确ǎ涸诠�應(yīng)商交期延誤或即將延誤，采購員直接安排供應(yīng)商生產(chǎn)現(xiàn)場作業(yè)計劃或到供應(yīng)商處現(xiàn)場跟蹤供應(yīng)商的生產(chǎn)、檢驗、發(fā)貨等情況，并要求供應(yīng)商提供每天的生產(chǎn)報表，確保供應(yīng)商的生產(chǎn)情況在監(jiān)控之中，以保證按時交貨的方法。此方法適應(yīng)于供應(yīng)商管理混亂，組織架構(gòu)不完整，訂單混亂，新供應(yīng)商新訂單，有風險的訂單或緊急插單等情況。

 

　�、莘峙�采購法：為了回避采購風險，將一個大的采購訂單分解成若干小訂單來采購的方法。要求按公司生產(chǎn)時間交貨。此方法適應(yīng)于新供應(yīng)商、價格波動較大的物料采購�？刂乒�應(yīng)商物資停留在公司時間從而減低庫存。

 

　�、蘖抠徟�入法：下一個大訂單給供應(yīng)商，然后根據(jù)生產(chǎn)時間和定量需要分批購入，并由供應(yīng)商直接送貨到生產(chǎn)線，然后，按照送貨量入庫結(jié)算。此方法適應(yīng)于長期穩(wěn)定合作的供應(yīng)商和戰(zhàn)略供應(yīng)商�；蛭镔Y價值不高的，個體不大，按庫存采購的合作供應(yīng)商

 

　�、弋悹顖蟾娣ǎ阂�求供應(yīng)商在一定時間段前（按照生產(chǎn)計劃鎖定的計劃時間），對可能出現(xiàn)的延遲交貨，質(zhì)量異常以及人員、資源短缺等情況進行8D報告的方法。此方法適應(yīng)于所有出現(xiàn)異常的供應(yīng)商。對于管理松散、計劃性不強、頻發(fā)質(zhì)量問題的供應(yīng)商和資金實力較弱的供應(yīng)商尤其要關(guān)注。

 

　�、嘭熑钨r償法：根據(jù)合同、物流協(xié)議、質(zhì)量協(xié)議約定，對于交期延誤、因供應(yīng)商原因產(chǎn)生高額運費，以及因質(zhì)量問題影響交貨數(shù)量不足等情況，而影響生產(chǎn)計劃的有效落實時，對供應(yīng)商實施經(jīng)濟上索賠的方法。此方法適應(yīng)于所有負有責任的供應(yīng)商。

 

　�、徇M度表監(jiān)控法：為了確保供應(yīng)商按期交貨，對預(yù)測到可能存在潛在交期風險的供應(yīng)商實施審批分交貨計劃。生產(chǎn)計劃，生產(chǎn)進度表監(jiān)控的方法進行管理的方法。此方法適應(yīng)于外協(xié)或外發(fā)供應(yīng)商，風險供應(yīng)商、新供應(yīng)商、老供應(yīng)商新產(chǎn)品以及重要的二級供應(yīng)商。

 

　�、忸A(yù)警法:對于首家供應(yīng)商或重要客戶指定供應(yīng)商交貨實施重點跟蹤，要求供應(yīng)商定期在交貨前（例如3—5天）向客戶提示的方法。

 

　�。�4）必要的廠商輔導(dǎo)

 

　　及時安排技術(shù)、品管人員對供應(yīng)商進行指導(dǎo)，必要時可以考慮到供應(yīng)商處進行驗貨，以降低因進料檢驗不合格導(dǎo)致斷料發(fā)生之情形。

 

　　2.3.3事后考核

 

　　（1）對供應(yīng)商進行考核

 

　　依供應(yīng)商績效考核辦法進行考核，將交期的考核列為重要項目之一，以督促供應(yīng)商提高交期達成率。

 

　�。�2）對交期延遲的原因進行分析并研擬對策

 

　　確保重復(fù)問題不再發(fā)生。

 

　　針對供應(yīng)商交期延遲的案例，采購工程師及時組織供應(yīng)商進行檢討，并以8D報告格式要求供應(yīng)商進行原因分析及提出改善對策。

 

　�。�3）檢討是否更換供應(yīng)商

 

　　依供應(yīng)商考核結(jié)果與配合度，考慮更換、淘汰交期不佳之供應(yīng)商，或減少其訂單。

 

　　針對交貨極差之供應(yīng)商，屢教不改者采購工程師可填寫“招標份額調(diào)整申請單”，減少其訂單份額，經(jīng)供管部綜合考核，符合淘汰條件的，及時淘汰更換此供應(yīng)商。

 

　　（4）執(zhí)行供應(yīng)商的獎懲辦法

 

　　必要時加重違約的懲罰力度，并對優(yōu)良廠商予以適當之回饋。

 

　　對于交貨配合良好之供應(yīng)商，在每次招標份額分配中，應(yīng)重點考慮交期表現(xiàn)并給予其適當訂單份額傾斜，對于違約或交期表現(xiàn)較差供應(yīng)商，減少份額分配，并在實際交貨案例中，如出現(xiàn)實質(zhì)性的影響生產(chǎn)并造成停線，統(tǒng)計損失折算相應(yīng)金額并向供應(yīng)商索賠。