“又要內(nèi)審了，頭大！”
“資料一堆，無從下手！”
“怎樣才能高效完成內(nèi)審，還能讓領(lǐng)導(dǎo)滿意？”
……
每年一度的內(nèi)部審核，是不是讓你焦頭爛額？別擔(dān)心，今天這篇干貨，幫你輕松搞定內(nèi)部審核，從此告別“內(nèi)審焦慮”！
一、內(nèi)部審核，到底審什么？
內(nèi)部審核，簡單來說就是對(duì)企業(yè)內(nèi)部管理體系的“全面體檢”，目的是發(fā)現(xiàn)問題、改進(jìn)不足，確保企業(yè)健康運(yùn)行。
1. 策劃與準(zhǔn)備：萬事俱備，只欠東風(fēng)
編制年度審核計(jì)劃可是內(nèi)審的開場(chǎng)大戲。每年年初，質(zhì)量負(fù)責(zé)人就像一位精心布局的導(dǎo)演，組織編制年度審核計(jì)劃。審核方式分為管理體系全過程審核及管理體系要素審核，管理體系全過程審核每年至少安排一次，就像給企業(yè)做一次全面體檢，確保沒有任何 “健康隱患” 被遺漏。而當(dāng)管理體系有重大變更、出現(xiàn)質(zhì)量事故等特殊情況時(shí)，就需要增加審核頻次，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決問題。
成立內(nèi)審組則是組建 “精英戰(zhàn)隊(duì)”。質(zhì)量負(fù)責(zé)人依據(jù)審核計(jì)劃，挑選那些經(jīng)培訓(xùn)考核合格、取得內(nèi)審員資格證書，且與被審核部門無直接責(zé)任關(guān)系的 “精英” 們，組成內(nèi)審組。就像組建一支特種部隊(duì)，每個(gè)成員都具備專業(yè)的技能和獨(dú)立公正的品質(zhì)，確保審核工作的專業(yè)性和公正性。
編制內(nèi)審檢查表是為審核工作量身定制 “作戰(zhàn)地圖”。內(nèi)審員根據(jù)分工，結(jié)合受審部門的職能，突出主要職能，選擇典型關(guān)鍵質(zhì)量問題，如上次審核的遺留問題、管理上的薄弱環(huán)節(jié)等，制定檢查表。檢查表中明確審核內(nèi)容、審核方式和抽樣數(shù)量，讓審核工作有的放矢，高效進(jìn)行。
通知審核就像是吹響 “集結(jié)號(hào)”。內(nèi)審至少提前一周通知受審部門，告知具體的審核日期、安排和要求，讓受審部門有足夠的時(shí)間準(zhǔn)備，確保審核工作的順利開展。
2. 現(xiàn)場(chǎng)審核大作戰(zhàn)：火眼金睛，洞察秋毫
現(xiàn)場(chǎng)審核是內(nèi)審的核心環(huán)節(jié)，內(nèi)審員們就像福爾摩斯一樣，通過交談、查閱文件、現(xiàn)場(chǎng)檢查、調(diào)查驗(yàn)證等方法，收集客觀證據(jù)。每一個(gè)細(xì)節(jié)都不放過，每一份文件都仔細(xì)查閱，每一個(gè)操作都認(rèn)真觀察，確保收集到的證據(jù)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，為后續(xù)的審核發(fā)現(xiàn)提供堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
在審核過程中，如果發(fā)現(xiàn)不符合 / 觀察項(xiàng)，內(nèi)審員會(huì)及時(shí)開具報(bào)告，詳細(xì)描述不符合事實(shí)、判斷依據(jù)和類型。就像醫(yī)生發(fā)現(xiàn)病人的病癥后，會(huì)詳細(xì)記錄病情，以便后續(xù)的診斷和治療。審核結(jié)束后，召開末次會(huì)議，向內(nèi)審組及有關(guān)人員報(bào)告審核情況，提出后續(xù)工作要求，讓受審部門清楚了解審核結(jié)果和改進(jìn)方向。
3. 報(bào)告編寫與分析：總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)問題
審核結(jié)束后，就要編寫內(nèi)審報(bào)告了。
這份報(bào)告就像是一份 “體檢報(bào)告”，如實(shí)反映本次管理體系審核的方法、過程、結(jié)果和結(jié)論。報(bào)告中包括審核的目的、范圍、方法和依據(jù)，審核組成員、受審部門，審核實(shí)施情況，審核發(fā)現(xiàn)問題的描述和不符合項(xiàng)統(tǒng)計(jì)分析等內(nèi)容。
通過對(duì)審核結(jié)果的總結(jié)和分析，企業(yè)可以發(fā)現(xiàn)管理體系運(yùn)行中存在的問題和潛在風(fēng)險(xiǎn)，為持續(xù)改進(jìn)提供有力依據(jù)。
4. 糾正措施進(jìn)行時(shí)：對(duì)癥下藥，藥到病除
針對(duì)審核中發(fā)現(xiàn)的問題，制定并實(shí)施糾正措施是至關(guān)重要的一步。這就像是醫(yī)生給病人開藥方，對(duì)癥下藥，確保問題得到有效解決。
責(zé)任部門需要深入分析問題產(chǎn)生的原因，制定切實(shí)可行的糾正措施，并明確整改期限。
內(nèi)審員會(huì)對(duì)糾正措施的實(shí)施效果進(jìn)行跟蹤驗(yàn)證，確保問題得到徹底解決，避免再次出現(xiàn)類似問題，讓企業(yè)的管理體系更加健康、穩(wěn)定地運(yùn)行。
二、內(nèi)審實(shí)用技巧大放送
掌握一些實(shí)用技巧，能讓內(nèi)審工作事半功倍，就像給這位隱形守護(hù)者配備了超級(jí)武器，讓它的守護(hù)更加高效有力。下面就給大家分享一些內(nèi)審實(shí)用技巧。
1、抽樣的藝術(shù)
抽樣檢查是內(nèi)審的主要方法，就像從一大筐蘋果中挑選幾個(gè)來檢查，以此判斷整筐蘋果的質(zhì)量。樣本數(shù)量的分配至關(guān)重要，要根據(jù)受審核部門的業(yè)務(wù)量、復(fù)雜程度等因素來合理確定。一般來說，業(yè)務(wù)量大、復(fù)雜程度高的部門，樣本數(shù)量要多一些；反之則可少一些。例如，對(duì)于生產(chǎn)部門，由于其生產(chǎn)活動(dòng)頻繁，產(chǎn)品種類多樣，可能需要抽取較多的樣本，以確保能全面發(fā)現(xiàn)問題；而對(duì)于行政部門，業(yè)務(wù)相對(duì)單一，樣本數(shù)量可適當(dāng)減少。
抽樣方法也有講究，常見的有隨機(jī)抽樣、分層抽樣等。隨機(jī)抽樣就像抽獎(jiǎng)一樣，每個(gè)樣本都有相同的被選中機(jī)會(huì)，能保證抽樣的隨機(jī)性和公正性；分層抽樣則是將總體按照某些特征分成若干層，然后從每一層中獨(dú)立地進(jìn)行抽樣，這樣可以使樣本更具代表性。比如，在審核產(chǎn)品質(zhì)量時(shí)，可以按照產(chǎn)品的型號(hào)、批次等進(jìn)行分層抽樣，全面了解不同類型產(chǎn)品的質(zhì)量情況。
2、檢查表編制秘籍
編制檢查表是內(nèi)審的重要準(zhǔn)備工作，一份好的檢查表就像一份詳細(xì)的攻略，能讓內(nèi)審員在審核過程中思路清晰，有的放矢。在編制檢查表時(shí)，要明確審核目標(biāo)和范圍，以及審核所依據(jù)的文件和主要方法。比如，如果是對(duì)質(zhì)量管理體系進(jìn)行審核，就要依據(jù)相關(guān)的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和企業(yè)的質(zhì)量管理文件來編制檢查表。
結(jié)合質(zhì)量職責(zé)的分配情況，體現(xiàn)典型的、關(guān)鍵的質(zhì)量責(zé)任部門或過程，有針對(duì)性地選擇樣本并確定審核項(xiàng)目。檢查表中的檢查項(xiàng)目和方法應(yīng)具體、適宜，易于收集客觀證據(jù)。比如，對(duì)于文件管理的審核，可以明確檢查文件的編號(hào)、版本、發(fā)放記錄等具體內(nèi)容，以及通過查閱文件、詢問相關(guān)人員等方法來收集證據(jù)。
還要考慮檢查表的可操作性和靈活性，在實(shí)際審核過程中，可根據(jù)具體情況進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整。比如，如果發(fā)現(xiàn)某個(gè)檢查項(xiàng)目不適用或者需要增加新的項(xiàng)目，要及時(shí)進(jìn)行修改，確保檢查表能真正為審核工作服務(wù)。
3、觀察與詢問技巧
現(xiàn)場(chǎng)觀察和詢問相關(guān)人員是收集客觀證據(jù)的重要手段。在現(xiàn)場(chǎng)觀察時(shí)，內(nèi)審員要像偵探一樣，仔細(xì)觀察工作環(huán)境、設(shè)備運(yùn)行、人員操作等情況，不放過任何一個(gè)細(xì)節(jié)。比如，觀察生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)的設(shè)備是否正常運(yùn)行，操作人員是否按照操作規(guī)程進(jìn)行操作，工作環(huán)境是否整潔有序等。
詢問技巧也很關(guān)鍵，要善于提問，通過與相關(guān)人員的交流，了解工作的實(shí)際情況和存在的問題。提問時(shí)要注意方式方法，避免過于生硬或直接，盡量采用開放式的問題，引導(dǎo)對(duì)方充分表達(dá)自己的觀點(diǎn)和想法。比如，不要問 “你有沒有按照規(guī)定操作？”，而是問 “你能介紹一下你是如何進(jìn)行這項(xiàng)操作的嗎？” 這樣可以讓對(duì)方更自然地回答問題，也能獲取更多的信息。
在詢問過程中，還要注意傾聽對(duì)方的回答，理解對(duì)方的意圖，對(duì)于不清楚的地方要及時(shí)追問，確保獲取的信息準(zhǔn)確、完整。同時(shí)，要關(guān)注對(duì)方的表情和語氣，從中發(fā)現(xiàn)可能存在的問題或線索。
三、必備內(nèi)審表格展示
在體系內(nèi)部審核中，有一些必備的內(nèi)審表格，它們就像內(nèi)審工作的得力助手，幫助內(nèi)審員更好地完成審核任務(wù)。下面就為大家介紹幾種常見的內(nèi)審表格，并附上相應(yīng)的填寫說明。
1. 審核記錄表：記錄審核的點(diǎn)點(diǎn)滴滴
審核記錄表是內(nèi)審員在現(xiàn)場(chǎng)審核時(shí)記錄審核發(fā)現(xiàn)和證據(jù)的重要工具。它就像一本日記，詳細(xì)記錄了審核過程中的每一個(gè)細(xì)節(jié)。通過審核記錄表，我們可以清晰地了解審核的內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)的問題以及相關(guān)的證據(jù)，為后續(xù)的審核報(bào)告編寫和問題整改提供有力的支持。
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審核項(xiàng)目
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審核標(biāo)準(zhǔn)
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審核方法
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審核記錄
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判定結(jié)果
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文件管理
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文件應(yīng)分類存放，有明確的標(biāo)識(shí)和目錄，便于查找和借閱。
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查閱文件存放區(qū)域，檢查文件標(biāo)識(shí)和目錄，詢問借閱流程。
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發(fā)現(xiàn)部分文件未按類別存放，標(biāo)識(shí)模糊，目錄更新不及時(shí)。借閱流程有記錄，但存在借閱超期未提醒的情況。
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不符合
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設(shè)備維護(hù)
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設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，有維護(hù)記錄，設(shè)備運(yùn)行狀態(tài)良好。
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查看設(shè)備維護(hù)計(jì)劃和記錄，現(xiàn)場(chǎng)檢查設(shè)備運(yùn)行情況。
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設(shè)備維護(hù)計(jì)劃按規(guī)定制定，但部分維護(hù)記錄填寫不完整，有一臺(tái)設(shè)備運(yùn)行時(shí)有異常噪音。
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不符合
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人員培訓(xùn)
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員工應(yīng)定期接受相關(guān)培訓(xùn)，有培訓(xùn)記錄，培訓(xùn)內(nèi)容符合崗位需求。
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查閱培訓(xùn)計(jì)劃和記錄，詢問員工培訓(xùn)感受和收獲。
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培訓(xùn)計(jì)劃涵蓋了大部分崗位，但個(gè)別新員工入職后未及時(shí)安排培訓(xùn)。培訓(xùn)記錄完整，員工對(duì)培訓(xùn)內(nèi)容的實(shí)用性評(píng)價(jià)較高。
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基本符合
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在填寫審核記錄表時(shí)，要注意記錄的準(zhǔn)確性和完整性。審核發(fā)現(xiàn)要具體、明確，證據(jù)要真實(shí)、可靠，判定結(jié)果要客觀、公正。同時(shí)，要對(duì)不符合項(xiàng)進(jìn)行詳細(xì)的描述，包括問題的表現(xiàn)、影響和可能的原因，以便后續(xù)的整改工作能夠有的放矢。
2. 不符合項(xiàng)報(bào)告表：讓問題無處遁形
不符合項(xiàng)報(bào)告表是內(nèi)審中發(fā)現(xiàn)問題后開具的重要文件，它就像一張 “問題清單”，詳細(xì)記錄了不符合項(xiàng)的相關(guān)信息。通過不符合項(xiàng)報(bào)告表，責(zé)任部門可以清楚地了解問題所在，及時(shí)采取糾正措施，防止問題的再次發(fā)生。同時(shí)，審核員也可以通過跟蹤驗(yàn)證，確保問題得到徹底解決。
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報(bào)告編號(hào)
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受審核部門
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審核日期
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不符合項(xiàng)描述
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不符合標(biāo)準(zhǔn)條款
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不符合項(xiàng)性質(zhì)
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受審核部門確認(rèn)
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001
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生產(chǎn)部
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20XX 年 XX 月 XX 日
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在生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)發(fā)現(xiàn)部分產(chǎn)品標(biāo)識(shí)不清晰，無法追溯生產(chǎn)批次和生產(chǎn)日期。
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ISO 9001:2015 標(biāo)準(zhǔn) 7.5.3 標(biāo)識(shí)和可追溯性
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一般不符合
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確認(rèn)
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原因分析
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糾正措施
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責(zé)任人
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完成期限
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跟蹤驗(yàn)證
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員工對(duì)標(biāo)識(shí)重要性認(rèn)識(shí)不足，操作不規(guī)范。
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對(duì)員工進(jìn)行標(biāo)識(shí)管理培訓(xùn)，明確標(biāo)識(shí)要求和操作流程。制定標(biāo)識(shí)檢查制度，定期對(duì)產(chǎn)品標(biāo)識(shí)進(jìn)行檢查。
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生產(chǎn)部經(jīng)理
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20XX 年 XX 月 XX 日前
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已對(duì)員工進(jìn)行培訓(xùn)，培訓(xùn)記錄完整。檢查制度已制定并開始執(zhí)行，現(xiàn)場(chǎng)抽查產(chǎn)品標(biāo)識(shí)清晰，可追溯。
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在填寫不符合項(xiàng)報(bào)告表時(shí)，要詳細(xì)描述不符合項(xiàng)的事實(shí)，準(zhǔn)確引用相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)條款，明確不符合項(xiàng)的性質(zhì)（一般不符合或嚴(yán)重不符合）。原因分析要深入透徹，找出問題的根源；糾正措施要具體可行，具有針對(duì)性和可操作性；責(zé)任人要明確，完成期限要合理；跟蹤驗(yàn)證要及時(shí)，確保問題得到有效解決。
3. 審核計(jì)劃表：審核工作的路線圖
審核計(jì)劃表是內(nèi)審工作的規(guī)劃藍(lán)圖，它就像一份旅行攻略，詳細(xì)安排了審核的時(shí)間、人員和內(nèi)容。通過審核計(jì)劃表，內(nèi)審員可以有條不紊地開展審核工作，確保審核的全面性和有效性。同時(shí)，受審部門也可以提前做好準(zhǔn)備，配合審核工作的順利進(jìn)行。
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審核日期
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審核時(shí)間
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審核部門
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審核內(nèi)容
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審核員
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20XX 年 XX 月 XX 日
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9:00 - 11:00
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質(zhì)量管理部
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質(zhì)量管理體系文件的制定和執(zhí)行情況，質(zhì)量目標(biāo)的完成情況，內(nèi)部審核和管理評(píng)審的實(shí)施情況。
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內(nèi)審員 A
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20XX 年 XX 月 XX 日
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13:00 - 15:00
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生產(chǎn)部
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生產(chǎn)過程的控制情況，設(shè)備維護(hù)和保養(yǎng)情況，產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)情況。
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內(nèi)審員 B
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20XX 年 XX 月 XX 日
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15:00 - 17:00
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采購部
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采購流程的合規(guī)性，供應(yīng)商管理情況，采購物資的質(zhì)量情況。
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內(nèi)審員 C
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在制定審核計(jì)劃表時(shí)，要充分考慮企業(yè)的實(shí)際情況和審核的目的、范圍。審核時(shí)間要合理安排，避免過于緊湊或?qū)捤�；審核人員要根據(jù)其專業(yè)能力和經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行合理分工，確保審核工作的質(zhì)量；審核內(nèi)容要全面覆蓋管理體系的各個(gè)要素，突出重點(diǎn)和關(guān)鍵環(huán)節(jié)。同時(shí)，要預(yù)留一定的時(shí)間用于審核過程中的溝通和協(xié)調(diào)，以及對(duì)突發(fā)情況的處理。
希望本文能為大家在體系內(nèi)部審核工作中提供一些幫助和啟發(fā)。讓我們一起重視內(nèi)審工作，不斷提升企業(yè)的管理水平，為企業(yè)的發(fā)展保駕護(hù)航！如果你對(duì)內(nèi)審工作有任何疑問或經(jīng)驗(yàn)，歡迎在評(píng)論區(qū)留言分享，讓我們共同學(xué)習(xí)，共同進(jìn)步！
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